Ihwal keterbukaan informasi publik sebenarnya telah dijamin negara dalam UU No.14 tahun 2008. Masyarakat luas bisa meminta informasi kepada badan publik apapun itu, kecuali informasi-informasi yang dikecualikan. Dalam undang-undang tersebut badan publik wajib memberikan informasi sesuai yang diminta dalam kurun waktu 10+7 hari masa kerja. Kalaupun informasi yang dibutuhkan tidak ditanggapi atau tidak lengkap, pemohon informasi berhak mengajukan keberatan, atau pada skala yang lebih jauh mengajukan sengketa ke Komisi Informasi.

Sayangnya, tak banyak awam tau perihal undang-undang ini. Atau memang karena tak ada sosialisasi mengenai KIP oleh badan publik kepada masyarakat umum? Jika menengok sejumlah web PPID milik beberapa Kementerian, jumlah pemohon informasi yang ditampilkan bisa dibilang sedikit dan bahkan tidak tercantum.

Di BP3TKI Yogyakarta misalnya, belum ada anggota masyarakat yang mengajukan permohonan informasi secara tertulis. Sri Wartiyah, Kabag Tata Usaha BP3TKI Yogyakarta, mengungkapkan bahwa pemohon informasi selama ini di dominasi oleh wartawan. Itupun dilakukan dengan lisan bukan melalui tulisan/surat.

Lalu apa pentingnya membuat permohonan informasi melalui surat? Dengan surat kita menuangkan gagasan dalam benak secara runtut dan lengkap. Tentu ini berbeda dengan permohonan informasi sebatas lisan yang kadang terselip atau dilupakan. Dengan surat pula, ada barang bukti kongkrit yang bisa dijadikan rujukan jika pemberi informasi mangkir.

Nah membuat surat sebenarnya adalah perkara mudah dan murah. Maka berikut ini adalah tips-tips sederhana membuat surat permintaan informasi kepada badan publik :

1. Rencanakanlah hal-hal yang termaktub dalam surat, sehingga nantinya Anda bisa menentukan kolom perihal pada bagian kiri atas surat.
2. Buatlah nomor surat, lampiran, dan perihal pada bagian kiri atas. Jika mengatasnamakan lembaga, ada baiknya cantumkan nomor surat, jenis surat internal/eksternal (biasanya dengan kode A atau B), nama lembaga, bulan, dan tahun. Seperti : 01/B/Infest/06/2013. Jika surat permohonan mengatasnamakan perseorangan, ada baiknya cantumkan nama saja.
3. Utarakan isi surat permohonan dengan lugas serta berikan alasan dan penjelasan mengapa Anda ingin mengetahui informasi-informasi tersebut.
4. Utarakan format informasi dan cara pemberian informasi yang Anda inginkan.
5. Gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh penerima surat dan sertakan kepada siapa surat tembusan dikirim.