Hampir tiga bulan lamanya tak memberikan jawaban perihal pengelolaan informasi dan dokumentasi, Kementerian Luar Negeri (Kemlu) akhirnya memberikan respon. Pada 30 Desember 2013 lalu Kemlu mengirimkan jawaban melalui email salah satu redaksi.

Adapun inti dari permintaan informasi yang ditujukan pada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kemlu adalah seputar kinerja, struktur organisasi dan biaya pengadaan website. Hal yang cukup mengejutkan terdapat pada item jawaban tentang besarnya anggaran pembuatan website Kemlu.

Sesuai dengan surat jawaban Kemlu, anggaran yang digelontorkan untuk keperluan website adalah sebanyak Rp1.202.000.000 (satu milyar dua ratus dua juta rupiah). Anggaran yang diapaki untuk membuat portal website Kemlu beserta situs turunan Perwakilan RI tersebut berdasarkan bujet tahun 2009. Biaya tersebut sudah termasuk PPN 10% dan meliputi pengadaan perangkat lunak (Microsoft Sharepoint 2007) dan perangkat keras.

Angka yang dirilis oleh Kemlu tentu bukan angka kecil, minimal website Kemlu harusnya berfungsi dengan optimal. Namun kenyataannya hingga di awal tahun baru 2014 ini, mereka masih memusingkan persoalan Sumber Daya Manusia (SDM) yang akan menjadi admin di 54 unit kerja Kemlu. Permasalahan lain di website Kemlu adalah submenu yang belum bisa diakses (Fasilitas Diplomatik- red). Untuk hal itu, mereka beralasan bahwa keseluruhan submenu masih dalam pengembangan dan pemutakhiran.

Masalah paling krusial sebenarnya tentang fungsi dari website PPID Kemlu itu sendiri. Seperti yang diketahui bersama, bahwa portal PPID Kemlu pernah diuji coba dalam pengiriman permintaan informasi. Pada uji coba tersebut, permintaan informasi tidak diterima oleh admin PPID Kemlu padahal konfirmasi penerimaan permintaan informasi dari mesin penjawab otomatis telah diterima.

Banyaknya persoalan dalam pengelolaan informasi, dokumentasi dan website Kemlu ternyata tidak mengherankan. Hal ini dikarenakan, struktur atau tim pengelola informasi dan dokumentasi Kemlu baru disahkan pada Januari 2013 lalu. Tim tersebut dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Menteri Luar Negeri Republik Indonesia Nomor: 160/B/KP/I/2013/01 tertanggal 30 Januari 2013.