Penyimpanan data di desa dengan menggunakan media fisik, seperti kertas menjadi salah satu tantangan perbaikan tata kelola administrasi dan pelayanan di level desa. Model penyimpanan tersebut, menyulitkan temu kembali dan pengolahan data. Model tersebut juga membuat pelayanan publik akan menjadi lambat karena harus dilakukan pencarian data secara manual.
Sejak awal tahun 2012 Infest Yogyakarta telah memulai upaya untuk memuat sebuah aplikasi berbasis web yang dapat digunakan untuk mempermudah tata kelola data dan pelayanan melalui sistem dijital. Sistem yang dinamai Mitra Desa ini telah sampai pada versi 1.0. Sistem ini dikembangkan oleh Infest bersama beberapa desa di Banyumas, seperti Desa Melung dan Karangnangka Kecamatan Kedung Banteng, Desa Dermaji Kecamatan Lumbir, Desa Pancasan Kecamatan Ajibarang, dan Desa Mandalamekar Kecamatan Jatiwaras, Tasikmalaya.
Berikut ini adalah cuplikan wawancara dengan Muhammad Khayat, Kepala Program Pengembangan dan Pemberdayaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Infest Yogyakarta terkait dengan pengembangan sistem yang salah satunya akan digunakan untuk mendukung tata kelola administrasi migrasi ketenagakerjaan di level desa.
Apa yang sebenarnya dimaksud dengan dijitalisasi?
Pengubahan bentuk dan model penyimpanan data yang semula menggunakan media kertas atau media tulis fisik lainnya menjadi data elektronik yang tersimpan di dalam sistem komputer.
Kenapa dijitalisasi dibutuhkan dalam tata kelola administrasi desa?
Dijitalisasi penting untuk temu dan pengolahan kembali data kependudukan sehingga mempermudah kinerja pemerintah desa untuk kebutuhan tertentu. Penerapan dijitalisasi untuk menggantikan kencederungan penggunaan media kertas (paper based) sebagai penyimpanan data.
Apa kelemahan dari model penyimpanan data menggunakan kertas?
Penyimpanan data menggunakan kertas memakan ruang, proses pencarian membutuhkan waktu lebih banyak. Resiko kerusakan kertas juga tinggi. Jika tidak disimpan secara benar kehilangan data adalah resikonya.
Kemudahan apa yang diperoleh dari dijitalisasi?
Beberapa kemudahan dijitalisasi data kependudukan itu memudahkan proses temu dan olah kembali data kependudukan. Saat masih menggunakan kertas, pencarian data harus dilakukan dengan membongkar tumpukan penyimpanan kertas. Dengan dijitalisasi analisa dan pengolahan data menjadi lebih mudah, seperti mencari angka statistika kependudukan atau pengolahan lain sesuai dengan kebutuhan desa.
Aplikasi apakah yang sedang Anda kembangkan untuk mendukung dijitalisasi data di tingkat desa?
Aplikasi ini adalah perangkat lunak (software) yang dapat digunakan untuk menyimpan dan mengolah data dasar warga desa untuk kepentingan khusus administrasi desa, seperti penerbitan dokumen surat pengantar. Sistem ini juga bisa digunakan untuk mencatat peristiwa kependudukan (lahir, mati, pindah datang, kawin dan cerai).
Apakah aplikasi ini juga dapat digunakan untuk mencatat migrasi ketenagakerjaan sebagai salah satu peristiwa kependudukan?
Bisa. Akan ada fasilitas khusus yang memuat data-data penting migrasi ketenagakerjaan penduduk desa. Artinya migrasi masuk ke dalam isu peristiwa kependudukan.
Apa saja akan masuk ke dalam fitur migrasi tenaga kerja pada aplikasi ini?
Sistem ini akan memuat proses migrasi dengan cara merekam keseluruhan data terkait dengan calon TKI dan pihak lain yang terlibat, seperti PJTKI (Pelaksana Penempatan Tenaga Kerja Indonesia), sponsor, negara tujuan, update keberangkatan, data pekerjaan di luar negeri, majikan, negara tujuan dan kontak di sana. Data ini akan terhubung dengan data pokok masing-masing individu warga desa berbasis kartu keluarga (KK).
Apa kemudahan lain yang akan disajikan aplikasi ini?
Aplikasi ini bisa mempercepat pelayanan, karena proses temu kembali yang cepat. Di Desa Melung Kecamatan Kedung Banteng Banyumas, ada tagline Kalau lebih dari 5 menit warga tidak perlu membayar. Itu menunjukkan kemudahan yang disajikan dalam sistem ini.
Berapa desa yang telah mempergunakan sistem ini?
Aplikasi ini baru akan diluncurkan pada akhir Agustus 2012, tapi beberapa desa yang menjadi pengembang sudah mulai menggunakannya, seperti Desa Melung, Desa Karang Nangka, Desa Dermaji dan Desa Pancasan. (MII)